PRojekt (x)

Nem tudom, ki hogy van vele, de én személy szerint nem rajongok az események szervezéséért, mivel mindegy, hogy mennyire készülsz rá, rengeteg apróságon elcsúszhat a siker. Szerencsére azonban elég sok rendezvényt szervezünk, szinte minden hétre jut egy (nyilván ezek többsége sajtótájékoztató) melyek 95%-ában semmi rendkívüli nem történik, viszont a fennmaradó 5% néha rémálom a szervező számára. Ebben a posztban igyekszünk összegyűjteni néhány lehetséges problémát, amire célszerű figyelni mindenkinek, aki bármilyen rendezvényt szervez.

1. Téma: Ha nincs valós témánk, semmi üzenetünk azon kívül, hogy vedd-meg-ezt-mert-jó, akkor át kell gondolni, hogy egyáltalán érdemes-e sajtóeseményt szervezni (vagy bármilyen rendezvényt, aminek célja nem fizetett cikkek elérése is). Az újságírók többsége tud közleményből dolgozni, és többre értékeli az exkluzív tartalmat a pogácsánál, sőt sajtótájékoztatókra sem szeret túlzottan járni. Tiszteljük meg őket azzal, hogy ha eljönnek, valódi tartalmat és élményt kapnak, ami tényleg megkönnyíti munkájukat. Ha az ügyfél olyan témára szeretne eseményt szervezni, amire felesleges, a hosszútávú munkakapcsolat érdekében javasoljunk más megoldást (press mailing + közlemény, exkluzív interjú, átfogó elemzés satöbbi)

2. Helyszín: Nem szabad olyan helyre menni, amit nem néztünk meg. Ha már volt ott korábban rendezvényünk, akkor sem ajánlatos lustaságból elmulasztanunk a helyszínbejárást. Sőt ha lehet, az ügyféllel együtt menjünk, mert az a biztos, ha ő is látja a lehetőségeket: ne a tájékoztató előtt érje hidegzuhanyként, hogy például nem ott van a cateringes pult, vagy a vetítővászon stb, ahová azt ő megálmodta. Elég macerás esemény előtt átrendezni a terepet, vagy elhelyezni még egy molinót/ roll upot oda, ahová az nem fér be. Helyszínválasztásnál pedig tartsuk észben a következőket: autóval és BKV-val is könnyen megközelíthető legyen, ha kamerás stábokat is várunk, nekik előre helyet kell biztosítanunk, hogy jó szögből, minőségi felvételeket (és hangfelvételt) készíthessenek. Ha mindenképpen vidéken, vagy az agglomerációban kell tartanunk az eseményt, sajtóbuszt kell biztosítanunk, különben senki nem fog kirándulást tenni hozzánk.

3. Időpont: Lehetőség szerint hétfőn és pénteken ne tartsunk rendezvényt. Délután 16 óra után se kezdjünk. A hétvégét pedig nyugodtan el is felejthetjük – esélytelen hogy mértékadó médium megjelenik a tájékoztatónkon; „házmestereknek” pedig felesleges megrendeznünk azt.

4. Catering: Minden sajtótányéroztató tájékoztató sarokpontja. A menüt szabjuk az ügyfélre, és az esemény tematikájára. Ha almás dolgot mutatunk be, akkor legyen alma az ételben is, ha például italmárkás rendezvényünk van, akkor a cateringes ne a konkurenciáját adja a vendégeknek. A menüsort az ügyféllel hagyassuk jóvá, és ha lehetséges (nem mindig van így) próbáljuk előkóstolni a menü egyes elemeit. Ez főleg akkor fontos, ha olyan helyre megyünk, ahol korábban sosem ettünk – nem biztos, hogy mindenhol jól főznek, pedig ez fontos lehet.

5. Dekoráció: Szintén a helyszínbejárás alkalmával beszéljük át, hogy hová milyen dekorációs elem kerüljön majd. Mindenképp ellenőrizzük, hogy azok rögzítési pontjai biztosítottak-e. Magunk számára pedig készítsünk listát a szükséges eszközökről (mit vigyünk, azt mivel rögzítsük, mivel vágjuk el stb). Továbbá, ha például boros cégnek szervezünk eseményt, akkor ne sörösüvegek és párlatok jelentsék a faldekorációt. Ezeket nyugodtan távolíttassuk el a helyszín képviselőjével (de ezt is a rendezvény előtt kell tisztázni, mert ez nem 10 perces munka nekik sem)

6. Technika: Itt számos gond keletkezhet. Először is tisztázni kell, milyen technikára van szükség, és azt ki biztosítja (ügyfél, ügynökség, alvállalkozó, vagy a helyszín. Nézzük át, mi hova kerül majd, hol vannak az áramcsatlakozók, kell-e hosszabbító, elosztó stb. Ha projektort használunk, hová helyezhetjük, hogy ne zavarja majd se a vendégeket, se a megszólalókat. Egyeztessük, hogy a laptop/ CD-lejátszó milyen formátumban tudja lejátszani az anyagot, ezért a vonatkozó tartalmakat futtassuk le legalább egy nappal a tájékoztató előtt. Mindenképpen tartsunk technikai próbát is, mindent vetítsünk le, próbáljunk ki, mielőtt a sajtó megérkezik. Ha mikrofonba kell beszélni, akkor minden megszólalónak mondjuk el/ mutassuk meg, hogyan kell ezt helyesen tenni. Sőt azt is mutassuk, hol kell ki- és bekapcsolni – gondolom, sokan emlékeztek a Bridget Jones jelenetére, ahol ez neki nem sikerült (ciciperverz) – nos, ez csak ott volt vicces, amúgy nem az. Jobb ezt kipróbálni előre.

7. Meghívók: Olyan módon küldjük a meghívót, hogy az lehetőleg ne a címzett spam/ junk folderében landoljon. Ne csatoljuk a képet, hanem integráljuk a levéltestbe, vagy az aláírás-részbe. Ha szép pdf-ünk van, akkor is írjunk be minden fontos információt a szövegbe is, hiszen sokan nem nyitnak meg csatolmányt, illetve ha egyik újságíró továbbítaná a levelünket, lehet, hogy elveszik a csatolmány, csak a szöveg érkezik meg (forward helyett copy-paste esete). Fontos, hogy minden információ és a szöveg helyesírása rendben legyen és adjunk meg RSVP határidőt és elérhetőséget. Tapasztalatok szerint jobb, ha többször kimegy a meghívó, így legalább másfél-két héttel a rendezvény előtt küldjük ki az első kört.

8. Listák: Alapvető dolog,a sajtólista folyamatos aktualizálása.. Elég ciki, ha olyanokat bombázunk, akik már nem is dolgoznak az adott orgánumnál, esetleg nem is hozzájuk tartozik a téma, vagy ami a legrosszabb (sajnos láttam ilyet), már nem él – ez a telefonos felhívásoknál (megkaptad/ el tudsz jönni/ nagyon hasznos lesz) különösen kínos. Nyilván mindenkinek igyekszik, hogy minden ügyfélhez friss és releváns listája legyen, de ez mégsincs mindig így. Azonban törekedjünk arra, hogy a munka ezen része is rendben legyen.

9. Megszólalók: Mindenképpen írjunk vázlatot a megszólalók számára. A kulcsüzeneteken kívül olyan alapvető dolgokat is írjunk le, mint bemutatkozás, köszöntés – gyakorlatlan megszólalók izgalmukban elfelejthetik ezeket. Miután minden megszólaló számára elkészítettük a „talk sheetet”, azokat fésüljük össze, és küldjük el a többi résztvevőnek is; hogy lássák, miről fognak beszélni a többiek. Ha azt szeretnénk, hogy kötetlenül beszélgessenek, akkor adjunk hozzá elég információt és muníciót. Ennek hiányában egy iskolai felelés-szimulációban találhatjuk magunkat, amiben a megszólalók sem érzik jól magukat, és a hallgatóság is unni fogja.

10. Biztonság: Ha sok embert várunk, esetleg tömegrendezvényt szervezünk, vagy esti bulit, akkor legyünk felkészülve arra is, hogy baleset vagy rendbontás lehet. 100-ból egyszer lesz ilyen, de akkor nagy szükség van arra, hogy szakavatott biztonsági személyzet , vagy mentők legyenek a közelben. Nem árt, ha előre tudatjuk a mentőszolgálattal, hogy többezres eseményt tervezünk (amúgy kötelező is ezt megtenni), vagy elkülönítünk bizonyos összeget a biztonsági őrökre – velük azonban meg kell beszélni előre, hogy mit tehetnek és mit nem! Nincs annál nagyobb rémálom, hogy valaki megsérül, vagy egy illetéktelen személy jelenet rendez, esetleg inzultálja a vendégeket.

11. Költségvetés: Egy-egy eseménynél a költségek nagyon el tudnak szállni, és ezek többsége felesleges dolgokra megy el: tucatnyi hosztesz, hatfogásos menü, limuzinos-szállítás, szórakoztató programok tömkelege, ajándék, kollégák itatása-etetése. Ezek egyikéből sem lesz megjelenés. Viszont, ha spórolunk az üzenetünket támogató endorsereken, technikán, biztonságon, sajtóanyagon azért, hogy mindezekre jusson pénz, akkor magunk alatt vágjuk a fát. Az újságírók elsősorban szakemberek, a körítés nem olyan fontos számukra, mint a tartalom. A külsőségek leginkább azon médiamunkások számára lehet fontos, akikből amúgy sem lesz értékelhető megjelenés. Mindig a rendezvény célját kell szem előtt tartani, ezt az ügyféllel is meg kell értetni, hiszen ez elsősorban az ő érdeke.

Ezeken kívül persze ezernyi apróság van még, ami ebből a felsorolásból kimaradt (néhánynak külön posztot szentelünk majd; például: mit tegyünk, ha nincs egy újságíró sem a sajtótájékoztatón), ha valami kimaradt, nyugodtan osszátok meg tapasztalatotokat, hogy bővülhessen ez az alaplista.

Köszönjük, hogy elolvastátok a bejegyzést,nézzétek meg régebbi írásainkat is. A NeoNoir pr-ügynökséget megtaláljátok a Facebookon, ahol nemzetközi érdekességeket is megosztunk a Public Relations világából.